LIMS采购和实施常见问题

购买LIMS解决方案之前应该做哪些准备?

什么是LIMS?

LIMS或实验室信息管理系统是一种软件解决方案。顾名思义,LIMS用于有效管理实验室样品和相关数据,从而通过维护工作流程,测试和报告程序来标准化操作。随着实验室需求的增长,传统的LIMS也发生了变化,该系统不仅可以跟踪样本,还可以做更多的工作。

LIMS只是一个相对的概念。从空间来说,同一个厂商的LIMS在不同实验室的应用情况差别很大;从时间来说,同一个厂商或同一个实验室使用的LIMS也会随着时间而演变。10年、20年前的LIMS非常简单,若干年后,今天的LIMS也将显得落后。因此,LIMS会变,不变的是:LIMS是一种实验室管理的工具。在一些厂商或者用户口中,只有他们的才是正宗LIMS,其他都是假冒伪劣。我们不能拘泥于LIMS的概念本身,关键是能否解决管理上的问题。能实现实验室的信息管理,它就是LIMS,即便简单也是简化版的LIMS;即使完全符合LIMS的定义,却不能解决实验室的管理问题,这样的LIMS就没有意义。

为什么要上LIMS?

来考察的实验室一般不会提这个问题,因为他们的心里已经有了答案。大家的新实验大楼都建了起来,各种先进的进口仪器也堆满了检验室,实验室之间的硬件条件都差不多,要比只能比软件了。同行某实验室上了LIMS,自己不上就显落后了。因此,有的实验室领导有意无意将LIMS当作一项面子工程,总想表明自己是“第一”,如果当不上“第一个”也要宣称“第一批”;一些实验室实施LIMS时提出的第一条要求就是“不要做成和某某大实验室一样”,以体现自己的原创性,但其实大多数的LIMS却还是大同小异。还有一些实验室,上LIMS就是为了将现有纸质的检验记录和审批过程电子化,结果,上LIMS之后改变的只是数据的载体,不变的还是落后的实验室管理。

因此,我们不能为了上LIMS而上LIMS,而必须清楚自己上LIMS的目的,否则,就会在选型、实施、应用的具体工作中迷失方向、本末倒置。实验室决定上LIMS,就是为了通过LIMS来采集、利用实验室的信息资源,加强实验室的管理,达到通过手工方式无法很好地实现的业务管理和质量管理效果。实验室的信息化只是一种手段,通过信息化的实验室加强管理才是目标。

我们应该上LIMS吗?

一些实验室甚至是省级的检验机构还在使用WORD来打印检测报告、利用样品编号来掌握业务数量。然而,他们都能找出一大堆理由来说明LIMS不适合自己的实验室或者自己的实验室不适合LIMS。

也有一些根本没有使用过LIMS的检验技术专家,看了一些有关LIMS的资料或者道听途说之后就对LIMS妄加评论,站在LIMS门外大谈LIMS如何不适合国情和实验室室情。有一家准备上LIMS的实验室到其他单位参观后,认为LIMS过于复杂、投入太大而打消了上LIMS的念头。

那么,我们的实验室应该上LIMS吗?答案是肯定的。现在的实验室已不是手工小作坊,靠脑袋和纸笔无法管理如此大量的信息,使用WORD也只是一种电子化的纸和笔,只能实现实验室的数字化;要成为数字化的实验室,必须借助信息管理系统。

因此,上LIMS不是应不应该的问题,而是怎样选择合适的时机选用适当的方式。如果对实验室的管理已有明确的认识和方法,只是缺少有效的手段,那么可以借助LIMS这一工具;如果不能找到实验室的问题所在,则以上LIMS为契机,深入了解实验室的状况,优化自身的流程、管理,以适当的投入获得最大的效益。我们不能将LIMS神秘化、完美化、贵族化以致望而却步。

我们需要怎样的LIMS?

影响LIMS实施效果的供应商因素主要包括软件平台和实施人员,因此,选择LIMS就是选择软件和服务,就要选择成熟而不落后的软件平台、有诚意且水平高的供应商。

供应商有诚意、水平高,就是它的态度和能力。供应商做项目的目的必然是盈利。如果供应商不是追求“短平快”和“眼前业绩”,而有与用户长期合作做精品的意识,就会扎扎实实做一些基础性工作、系统性地解决用户的需求。供应商的能力包括技术能力和管理能力。技术能力又包括实施项目的经验、理解用户需求的能力、开发技术水平等,用户可提出一些具体的具有行业特性的需求来考察供应商实施人员的能力。

千万不能找那种自以为公司大、客户多、平台好、技术强而店大欺客的公司,也不能找那种什么都说没问题但没有技术基础和用户积累的公司,他们都不可能将项目做好。

采购Lims时,关联人有哪些?

在实验室中实施LIMS绝不应该落在一个人的肩膀上。在LIMS购买过程中包括多个管理者,因为他们对LIMS如何满足其需求有多种看法。在评估和购买LIMS时,请考虑如下关联人:

高级/执行管理-您需要从高级领导/管理团队那里获得前期支持,才能使用新的LIMS向前迈进。该过程从确定需要LIMS来主动提高效率或以响应方式解决审核中的问题开始。

预算持有人-预算授权可能与您的高级管理人员和行政管理人员分开。一旦确定了估计的总成本,预算持有人将需要确保有足够的资金用于新系统。

实验室经理-实验室经理在此过程中具有重要的既得利益,因为LIMS将用于实验室的日常操作。实验室经理将使用该系统进行数据报告和跟踪KPI,分配工作以及管理工作量。如果实验室经理正在管理多个分公司,则确定每个分公司的不同需求以及LIMS的使用方式也很重要。

IT经理-实施新软件系统应明确涉及IT经理或部门的意见。根据实验室环境,为实验室选择的任何系统可能都需要IT规范。对于该部门而言,同样重要的是所选软件的安全性以及管理系统更新的过程。

质量保证/质量控制经理-质量保证/质量控制经理关注批量下达的准确性和效率。他们还将希望跟踪与意外结果相关的所有调查。所选的LIMS必须经过测试和验证。它还应包含识别非典型数据和监视补救措施的功能。

实验人员-您的实验人员每天将使用LIMS解决方案来处理样品。LIMS应该能够满足他们日常有效执行工作的需求。一旦确定了潜在的解决方案,就值得将经验丰富的实验人员纳入评估。同样,从事稳定性研究和样品研究的稳定性实验人员需要遵循特定的工作流程,并且应该在LIMS评估过程中提供一些投入。

系统管理员-实验室可能有一名系统管理员,负责处理系统中的主数据,添加用户帐户或在系统上放置新仪器。根据实验室的复杂性和规模,他们可能对LIMS有特定的需求。

实验室客户/数据消费者-记住您的实验室客户很重要。如果希望为客户提供结果,则您选择的系统应支持客户的数据需求以及所有辅助数据消耗需求。

LIMS会带来什么好处?

通过LIMS,可以将原本的手工操作固化、优化,如操作的权限、步骤、数据等,使事后的监督变成事中的监控,提高实验室操作的规范性,使不合规范的操作变成不可为。

通过LIMS的审计跟踪功能,可对操作和数据进行审计,跟踪数据的产生、审核、修改过程,实现操作和数据的溯源。

通过LIMS对批量和具有重复性的信息进行自动处理,提高实验室信息处理和审核的效率。

怎样提高LIMS项目的成功率?

是否成功,与目标有关,达到了目标就是成功,因此,确立适当的目标很重要。目标不能定得太大、太高,否则,目标无法实现就不可能成功。目标最好能具体一些,这样才能对结果进行考评。

规避软件的风险。最好在选型时将本行业的一些特殊性需求提出来让软件公司提供解决方案,不要只看方案和公司规模,要软件厂商来演示,筛选一些匹配度较高的产品,后面通过进一步试用,来最大可能的规避风险。前期的考察、调研时一个非常漫长的过程,有了充分的调研、分析才能正确的选择LIMS系统。这是实施lims的前提,也是lims系统能否实施成功的关键和基础。

要明确实施lims系统的目的,选择一个合适自己的厂商。要知道LIMS系统并不是万能的,它既不能代替仪器的工作站软件,也不能简化我们的检验流程。它只不过更加规范我们的检验工作,使每一步都有源可溯,满足实验室认证认可的要求。LIMS系统作为一个管理系统,他的重点还是在管理上,要符合实验室管理的规范,在满足管理的基础上尽可能的提高检验的效率,减少检验中人为操作所带来的一些误差。这样,有了明确的目的和方向才能保证我们在选择时候,选择一个适合自己需求和未来的发展的lims系统。

实施风险,lims系统实施不是几个人或几个部门的事情,而是要领导带头全员配合,全体人员重视起来,每个人都把好关,只有通过大家的努力才能保证lims系统顺利、成功的实施。在实施lims系统的过程中,要逐渐发现问题,不能一步到位。要想成功实施LIMS系统,首先领导要重视并且全员参与,尽量提供lims系统实施所需的环境和资源。其次,系统实施不能操之过急,要一步一步扎实的推进,不能因为保证工期,而影响实施的质量。最后,就是在实施的过程,要不断的发现问题,解决问题,最后对所有的问题及时的进行总结。在进行测试、试运行的时候要尽量的去发现问题、解决问题,避免正式运行后仍有错误发生,造成不必要的损失。

在真正应用之前,对LIMS有疑问、有顾虑是正常的,将困难想得充分一些也是可以理解的。应用LIMS是一个持续的过程,坚持真正应用,在实践中取得经验并不断提高才会成功。
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